Consigue ser más productivo con una buena gestión del tiempo

03/06/2021

Papelería Distrimar

Temas: Productividad - Oficina

Gestión del tiempo y productividad¿Te suenan frases como “haría tantas cosas si tuviera tiempo”? Todos hemos vivido en mayor o medida situaciones del estilo. Y es lógico porque el tiempo es un recurso limitado. Por más que queramos, un día tiene 24 horas. Ni más ni menos. Pero, con una buena gestión del tiempo, podemos llegar a todo lo que nos propongamos.

De sobra es sabido que la gestión del tiempo es un factor crucial en la productividad, tanto profesional como personal. Nos dice cómo de eficaces hemos sido en la realización de las tareas que nos hemos marcado, y nos ayuda a organizar nuestras rutinas y a fijar plazos. Pero ¿cómo usar la gestión del tiempo a nuestro favor?

La productividad, la planificación y saber priorizar

La aparición de las nuevas tecnologías ha hecho que nuestros hábitos cambien. Ahora todo parece ir mucho más rápido y, por ello, necesitamos saber aprovechar nuestro tiempo al máximo posible. De este modo, una eficaz gestion del tiempo arroja mayores beneficios y mejora la productividad.

El primer paso para ser productivos es aprender a planificarnos adecuadamente. Para ello, debemos tener claros nuestros objetivos y tareas, debemos marcarnos metas que sean realistas y alcanzables. Una buena manera de hacerlo es utilizar agendas y plannings para distribuirnos las actividades de manera coherente en el tiempo del que disponemos.

Por otro lado, debemos conocernos bien. No somos igual de productivos y eficaces en todos los momentos del día. Nuestro ritmo biológico o ciclos circadianos hacen que cada uno tengamos unos momentos de mayor activación: hay personas que rinden mejor por la mañana y otras por la tarde. Igualmente, hay momentos del día en el que, por unas u otras razones, tenemos más interrupciones (p.e., llamadas, reuniones, emails) que afectan negativamente a nuestra concentración. No en vano se conocen como ladrones del tiempo.

Urgencia e importancia: conceptos parecidos, pero no iguales

Solemos utilizar “urgente” e “importante” casi de manera indistinta, pero la diferencia entre estos conceptos es fundamental en nuestra eficacia. Algo urgente es algo que requiere una resolución inmediata. Por ejemplo, la urgencia aparece ante una llamada telefónica, por lo que corremos a cogerla incluso antes de saber si esta llamada es importante o no. Por su parte, la importancia tiene una mayor relación con el alcance a medio y largo plazo. Así, detectar oportunidades de negocio o realizar acciones preventivas, son esenciales para una empresa, pero no requieren de una acción que se deba realizar ya mismo.

¿Y saber esto de qué nos sirve? Pues, para empezar, podemos clasificar las tareas en cuatro tipos: urgente e importante, urgente y no importante, no urgente e importante, y no urgente y no importante. Idealmente, y en teoría, deberíamos descartar estas últimas. Pero en la práctica, acciones como charlar con los compañeros o desconectar un rato sí pueden afectar positivamente a la productividad. Especialmente, si se hacen con moderación y se utilizan para tomar fuerzas de cara a enfrentar la siguiente tarea. Un ejemplo de esto es la famosa técnica Pomodoro.

Seguro que ahora te estás preguntando a qué tareas tienes que dar prioridad, si a las urgentes o a las importantes. Lo mejor que podemos hacer es intentar delegar las tareas urgentes para centrarnos en las importantes ya que estas son las que mejores beneficios nos reportarán.

Un error frecuente en el que solemos caer es en el perfeccionismo. Según la ley de Pareto (o la regla 80/20), el 20% de nuestros esfuerzos en una tarea son los que generan un 80% de los resultados. Así, por ejemplo, si tienes una gran cartera de clientes, es mejor que te centres en el 20% de aquellos que pueden ser más rentables ya que producirán el 80% de los ingresos.

Consejos para mejorar tu gestión del tiempo

Ahora que conoces la teoría, ¿cómo la puedes poner en práctica? ¡Fácil! Aquí tienes algunos consejos:

  1. Establece un objetivo principal a largo plazo y algunos secundarios a corto y medio plazo que se orienten hacia el primero. Recuerda: que sean alcanzables y realistas.
  2. Elabora una lista muy visual con tus tareas diarias y/o mensuales.
  3. Prioriza las tareas importantes de la lista anterior y, en la medida de lo posible, delega las urgentes.
  4. Apóyate en recursos como calendarios, cronogramas o planificadores. Es bueno que, al inicio de la semana, organices cada actividad prevista, acotándola en día y horas de realización.
  5. Cuando te pongas a realizar una tarea, céntrate solo en ella. Haz una única cosa cada vez, hasta finalizarla. Si quieres abarcar a todo, solo conseguirás dejar las cosas incompletas y te invadirán la fatiga y el agobio.
  6. Haz pausas que te ayuden a recobrar la energía y, sobre todo, la capacidad de concentración.

Si sigues estas pautas, verás como puedes tener una gestión del tiempo mucho más eficaz y dejarás de sentir que se te escapa de las manos. ¡Ponlo a prueba y averigua todo lo que consigues!

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