5 tips para organizar con archivadores

Publicado por Papeleria Distrimar el - Temas: Archivadores - Material oficina

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como organizar con archivadoresSi quieres mantener una estructura armónica en lo que concierne al orden de diversos tipos de documentos, organizar con archivadores es una de las mejores alternativas, debido a que son complementos de oficina muy útiles y valiosos en los ambientes de oficina e incluso en el hogar.

Archivar documentos es la mejor opción para optimizar los procedimientos administrativos de una empresa y mantener una clasificación adecuada de la documentación personal.

Por ello, en este post vamos a darte todos los secretos a la hora de organizar con archivadores

Ventajas de organizar con archivadores

Los archivadores para oficina son artículos que pueden ser muy beneficiosos para almacenar y clasificar documentos, facilitando su ubicación cuando estos deban ser utilizados.

De esta forma, organizar con archivadores, puede traernos algunas ventajas como las que se exponen a continuación:

1. Facilita la clasificación de tus documentos

En el área administrativa de una empresa, las carpetas y archivadores para oficina pueden ayudar notablemente en la clasificación de diversos tipos de documentos, facilitando su ubicación.

2. Protege tu documentación

Los archivadores son herramientas propicias para proteger tu documentación, especialmente si compras unos que hayan sido elaborados con polipropileno, que es un material muy resistente y sirve para resguardar los documentos durante un largo tiempo.

3. Pueden ser utilizados en espacios reducidos

Si quieres combinar el orden y la armonía en un espacio, nada mejor que utilizar archivadores para guardar documentos, debido a que estos complementos sirven para organizar gran cantidad de información variada en espacios que sean reducidos.

4. Ayuda a optimizar los procesos administrativos

Organizar con archivadores es una grandiosa opción para optimizar los procedimientos administrativos de una empresa o un profesional que trabaje de manera independiente.

Mantener una estructura al clasificar documentos, contribuirá a que se emplee menos tiempo y dinero en algunas actividades administrativas, evitando sanciones y multas si algunos archivos se traspapelan o pierden impidiendo su acceso durante auditorías o inspecciones.

trucos para aprender a organizar documentos

Tips para organizar con archivadores

El procedimiento de organizar con archivadores, tiene como propósito fundamental poder mantener los documentos ordenados para facilitar los procesos que demandan las actividades que son ejecutadas por una empresa o por un profesional que se desenvuelva de forma independiente.

En este sentido, se pueden tomar en consideración algunos tips que ayudarán a que puedan constituirse sistemas para archivar documentos que permitan optimizar procedimientos administrativos:

Ordenar según tipo de documento y la función que cumplen

Es recomendable que se establezcan los sistemas para archivar de acuerdo a la estructura organizacional de una empresa, debido a que los departamentos y/o coordinaciones que la conformen, requieren utilizar los archivadores según las funciones específicas que se cumplan.

Es pertinente que cada departamento establezca su clasificación de archivadores de manera personalizada, contando con autonomía en este sentido, para almacenarlos de acuerdo a sus necesidades y prioridades particulares.

Las funciones que se ejecutan en cada área suelen ser específicas, de manera que, si por ejemplo, se archivan documentos en un Departamento de Evaluación de una institución, los expedientes de los estudiantes se pueden organizar alfabéticamente o por número del Documento Nacional de Identidad (DNI).  

Por otra parte, cuando se trate de un departamento que esté relacionada con actividades administrativas como ventas o finanzas, entre otras, quizás sea recomendable realizar la clasificación de acuerdo a los documentos que allí se emitan.

Se pueden separar archivadores distintos para guardar documentos como cheques, facturas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, balances generales, presupuestos o inventarios, entre otros.

Clasificar de acuerdo a proyectos específicos

Al tratarse de departamentos que estén vinculados a la prestación de servicios creativos, como la creación de campañas publicitarias, elaboración de trabajos artísticos, de diseño gráfico o diseño de espacios interiores, entre otros, se pueden archivar documentos según proyectos.

Cuando una empresa o profesional se dedica a la prestación de este tipo de servicios en particular, se suele trabajar con clientes o proyectos en específico, pudiendo utilizar una clasificación en la que se organicen los documentos de acuerdo a  determinadas asignaciones concretas.

Para esto, es recomendable establecer un periodo de fechas determinado, con el propósito de que la ubicación de la información requerida en el momento que esta vaya a ser usada, pueda precisarse de una manera más sencilla.

Si se desea facilitar la localización de los documentos, se recomienda anotar los nombres de los clientes en las etiquetas de cada archivador o escribirlos en el lomo de estas carpetas empleando alguna pestaña u hoja.

Organizar según fechas estipuladas

Otra de las formas en las cuales organizar archivos, consiste en que según la cantidad de documentos que van a ser archivados, se estipulen periodos de clasificación determinados, tales como mensuales, trimestrales o semestrales.

Además, también existe la opción de que se acomoden los archivadores siguiendo un orden numérico o alfabético, según lo que sea más conveniente.

Ordenar los archivadores con los documentos de forma alfabética

Este es el sistema de gestión documental más común que existe, ya que las personas están acostumbradas a organizar de esa forma sus documentos, pudiendo ubicarlos de manera más fácil.

Este tipo de gestión documental es muy recomendable y tiene la posibilidad de combinarse con el sistema cronológico para archivar, esto es,  estableciendo periodos de fechas determinados en cada uno de estos archivadores.   

Clasificar los expedientes de personas de acuerdo a un Sistema Numérico

Cuando se vaya a trabajar con expedientes de personas, se pueden organizar de forma numérica, es decir, tomando como base el número del Documento Nacional de Identidad (DNI) o algunos otros datos como números de cuentas corrientes, registros de operaciones bancarias… etc.

Al optar por usar un sistema numérico, se puede facilitar la clasificación de esta información sin tener inconvenientes si existen nombres iguales en el mismo archivador, debido a que cada cifra numérica es única.

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Si deseas comprar un archivador de excelente calidad, en Distrimar ponemos a tu disposición una gran gama de modelos, así como carpetas, subcarpetas, bandejas de sobremesa, entre otros, para que puedas utilizar el que más se adecue a tus necesidades, facilitando la organización de tus documentos.

Te ahorras tiempo y dinero al comprar artículos de papelería, porque tendrás la posibilidad de realizar tus pedidos en la comodidad de tu hogar u oficina a través de nuestra página web.

Contacta con nosotros si tienes cualquier duda. Estaremos encantados de atenderte.

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1 comentario

Daniela
24/09/2019

Buenos consejos!
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