Cómo rellenar un talonario de recibos correctamente

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Un recibo es un documento habitual en nuestro día a día y que debemos saber rellenar. Tanto en el desarrollo de nuestra profesión como en muchas situaciones de la vida diaria, es normal emitir o recibir recibos. En este artículo vamos a explicarte cómo rellenar un recibo de forma correcta. Así podrás tanto hacer tus propios recibos como saber qué información debe aparecer en los recibos que te entreguen.

Qué es un talonario de recibos

Un talonario de recibos es un cuadernillo que contiene plantillas de recibos para rellenar. Este material de oficina es verdaderamente práctico, ya que al solo tener que rellenar los datos solicitados, ahorramos tiempo. Además, existen modelos autocopiantes, muy útiles para entregar copia a la persona interesada.

Hay muchos tipos de talonarios distintos que se usan habitualmente en las empresas, como los talonarios de albarán, de entregas o de facturas. Uno de los más habituales es el talonario de recibos, que se encuentra en el mercado en distintos tamaños como un tercio de folio o medio folio. Además, existen talonarios de una sola hoja o simples, de original más copia o dobles y por último los triples, compuestos de original más dos copias. Dependiendo de las necesidades de la empresa o autónomo se elegirá el más conveniente.

Partes de un talonario de recibos

Los talonarios de recibos suelen tener dos partes físicas diferenciadas. Una parte se queda en el talonario y sirve como control de cobros y de los recibos emitidos. La otra parte es la hoja que se entrega al cliente y que indica el importe de la factura.

Además, cada recibo tiene una serie de partes o campos que deben rellenarse y que cambian según el tipo de recibo. Los recibos más comunes son:

• Recibo de caja de ingreso
• Recibo de caja de egreso
• Recibo de alquiler
• Recibo de depósito en cuenta corriente
• Recibo de garantía
• Recibo de depósito judicial

Independientemente del tipo de recibo del que hablemos, hay partes que deben aparecer.

• Numeración del recibo
• Datos de la empresa o persona que emite (nombre, CIF)
• El importe de la transacción
• Nombre de la persona o entidad que realiza el pago
• Concepto
• Una fórmula del estilo “recibí /entregué” o similar
• Espacio para las firmas de emisor y receptor

En algunos recibos aparecen otras partes como una casilla para el saldo pendiente de pagar o una casilla para reflejar el tipo de pago (efectivo, tarjeta).

Cómo rellenar un recibo paso a paso

Los talonarios de recibos facilitan esta labor, ya que solo hay que tener cuidado de rellenar cada uno de los campos requeridos. No obstante para rellenar un recibo correctamente podemos seguir una serie de pasos.

Datos personales o de la empresa

El recibo se debe encabezar con los datos personales o de la empresa que lo emite. En ocasiones y para ahorrar tiempo, las empresas y autónomos cuentan con un sello con toda esta información que simplemente se estampa en el recibo.

Fecha y lugar

Es importante fechar el recibo correctamente, no solo para llevar un control de los pagos, también para constatar que la transacción se realiza en una fecha y lugar determinados. Fechar el recibo es importante para poder usarlo como prueba en el caso de necesitarlo por una reclamación o como garantía.

Importe

No olvides rellenar la casilla del importe recibido o aportado. Puedes especificarlo con cifras, letras o de ambas formas.

Concepto

Se trata de aportar una breve descripción de los servicios o bienes por los que se emite el recibo en cuestión.

Firmas legibles de los intervinientes

Para dar validez legal al recibo deben aparecer las firmas tanto del emisor como del receptor. Las firmas también se pueden sustituir por un sello en el que aparezcan los datos fiscales.

Numeración

Para que un recibo tenga validez fiscal y no sea un simple comprobante de una transacción, el talonario debe comprarse numerado. Sin la numeración no tiene este valor.

Cuando recibimos o aportamos una cantidad de dinero, aunque sea pequeña, el recibo es la prueba fehaciente de que hemos realizado esa transacción. Para tener respaldo en caso de que existan problemas o reclamaciones, es necesario tener un recibo en el que se detallan ciertos datos sobre el trabajo realizado o los servicios recibidos.

Si tienes una empresa o eres autónomo, saber cómo rellenar un recibo correctamente es imprescindible para tener una garantía de respaldo legal y para llevar la contabilidad de forma rigurosa.

Si solo emites recibos de pago de forma puntual, puede que prefieras realizarlos a mano. Pero si por tu modelo de negocio necesitas trabajar con recibos de forma habitual, es aconsejable utilizar talonarios de recibos. Es una herramienta que te ahorrará tiempo y evitará que te dejes datos por el camino.