Caja archivo definitivo para tu oficina

Publicado por Papeleria Distrimar el

Caja archivo definitivo para tu oficinaLa caja archivo definitivo es un elemento imprescindible en cualquier oficina, especialmente durante los primeros y últimos meses del año. Contar con uno o varios de estos archivadores nos facilitará la tarea de guardar y archivar todos aquellos documentos que hemos ido creando durante el año que no vamos a utilizar en un tiempo.

El cambio de año es el momento coincide con el balance del curso anual de nuestra empresa. Es el momento en el que aprovechamos para hacer acopio de todas nuestras facturas y diferentes operaciones mercantiles para valorar lo bien que nos ha ido durante los últimos doce meses. Tras nuestro balance empezaremos el año venidero de 0 en lo que a operaciones se refiere, aplicando todo lo que hemos aprendido.

Lo más normal es que tengamos una gran cantidad de documentos y papeles varios que no tendremos que consultar más si todo va bien pero de los que no nos podemos desprender. Una o varias cajas archivo definitivo son la opción perfecta para almacenarlas correctamente y tenerlas perfectamente localizadas por si necesitamos echarles un vistazo dentro de un tiempo.

Vamos a dedicar este texto a explicaros en qué consiste exactamente una caja archivo definitivo, para qué podemos utilizarla y las ventajas de contar con una o varias en nuestra oficina.

¿Qué es una caja archivo definitivo?

Una caja archivo definitivo, también conocida como archivador definitivo, consiste en una gran carpeta en la que guardar todos los documentos y archivos que no tengamos intención de usar durante un largo tiempo. Nos dan la oportunidad de organizar todo aquellos que no vayamos a necesitar y conservarlos sin temor a que se pierdan o estropeen.

Estas cajas suelen ser de polipropileno de diferentes colores o cartón duro. Se utilizan estos materiales en su construcción por su alta resistencia y rigidez, lo que nos garantiza que podamos almacenarlas unas encima de otras sin miedo a que las cajas de abajo se doblen, rompan o estropeen.

Por lo general, muchas en muchas de ellas esta tapa suele funcionar mediante un cierre en forma de lengüeta. De esta forma se garantiza aún más su seguridad, algo indispensable cuando almacenamos documentos de suma importancia como nuestras facturas o cuentas anuales. Es el caso de la caja archivo definitivo Liderpapel.

En la mayoría de las ocasiones su lomo ronda los cinco centímetros y suele contar con un tarjetero, como por ejemplo esta caja transferencia con fuelle de color verde.Otras cuentan además con una zona de etiquetado en la tapa o en el lomo, que resultará especialmente útil para poder añadir detalles que nos permitan encontrar fácilmente lo que queramos a posteriori. Un ejemplo es la caja archivo definitivo tamaño folio prolongado Distrimar

¿Para qué podemos utilizarla?

El principal uso de las cajas archivo definitivo es el de archivar todos los documentos que hemos estado manejando durante un periodo de tiempo y que ya no vamos a necesitar tener a mano. Por lo general, la función principal de estos archivadores es guardar todos los documentos y facturas de nuestra empresa tras el cierre del año. Aunque también son muy útiles para las empresas relacionadas con los medios de comunicación o diferentes ramas del diseño, ingenierías o arquitectura.

Por un lado, los medios de comunicación pueden utilizarlos para guardar planillas, escaletas o copias maestras de sus publicaciones. Mientras, todas las empresas que trabajen con bocetos o diseños preliminares pueden contar con un archivador definitivo para guardarlos e identificar fácilmente cada proyecto y todos los presupuestos asociados.

Ventajas de contar con archivos definitivos en la oficina

Como ya hemos señalado anteriormente, los archivos definitivos son una incorporación imprescindible en tu oficina. A continuación te explicamos algunas de las ventajas de contar con una caja archivo definitivo.

  • Te permite tenerlo todo localizado.

  • Ocupan poco espacio.

  • Agradecerás tenerlo todo organizado cuando tengas que buscar un documento o archivo pasado.

  • Son la mejor opción para acostumbrarnos a tener nuestros documentos organizados.

  • Su alta resistencia nos asegura que conservaremos todo en perfecto estado.

  • El sistema de etiquetado hace que seamos nosotros los que elijamos cómo dividimos nuestros archivos: por años, meses, proyectos…

  • Gracias a las subcarpetas podemos dividir nuestra caja en diferentes sectores.

Existen numerosas opciones por lo que siempre encontraremos una a nuestro gusto: En vertical como la bolsa archivo definitivo Fade u horizontal, como esta caja Elba de carton.

Cajones contenedores para archivo definitivo

El último paso en la vida de archivo de los documentos no termina en el archivo definitivo. Para los más maníaticos del orden, existen los cajones contenedores para archivo definitivo. Gracias a ellos, podremos tener perfectamente ordenados las cajas de archivo definitivo. Existen dos tipos: lo de montaje manual como el Cajón contenedor para archivo definitivo Q-connect KF21660 o los de montaje automático, como este otro Cajón contenedor para archivo definitivo Q-connect KF21738. Cualquiera de las dos opciones son buenas, pero si no dispones de cintas adhesivas en la oficina, obviamente la segunda opción es la tuya.

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